Politique de Confidentialité et Protection des Données Personnelles (RGPD 2026)
L'association DRAGON CLUB (loi 1901, RNA W022000696, SIREN 797919008) accorde une importance primordiale au respect de la vie privée de ses sociétaires, bénévoles, familles et usagers. La présente politique détaille les engagements pris par notre association pour assurer la collecte loyale, le traitement rigoureux et la conservation sécurisée de vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD 2016/679) et à la loi française « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée.
1. Responsable du Traitement et Contact Référent RGPD
Le responsable des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre au sein de l'association est :
Association DRAGON CLUB
Représentée légalement par Marc Delaunay, Président statutaire
Siège social : MAIRIE, 2 RUE DU CHATEAU, 02380 COUCY-LE-CHATEAU-AUFFRIQUE
Téléphone : +33287822071
Courriel dédié à la protection des données : sorderhemel378@gmail.com
Pour toute demande relative à la gestion de vos données ou pour l'exercice de vos droits fondamentaux, notre référent à la protection des données est joignable directement par courrier postal ou électronique à l'adresse susmentionnée.
2. Nature des Données Recueillies et Finalités Associatives
DRAGON CLUB applique le principe de minimisation des données (Article 5.1.c du RGPD) : seules sont recueillies les informations strictement indispensables à la bonne exécution des missions éducatives, sportives et républicaines de l'association.
A. Gestion Administrative des Adhésions et Affiliations
Données : Nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, courriel des adhérents et des représentants légaux pour les mineurs.
Finalité : Inscription au registre des sociétaires, souscription de la licence fédérale obligatoire et de l'assurance collective du Code du Sport.
B. Suivi Médical et Sécurité Corporelle
Données : Attestation ministérielle de renseignement du questionnaire de santé (mineurs) ou certificat médical de non-contre-indication à la pratique des arts martiaux (majeurs).
Finalité : Préservation de l'intégrité physique des pratiquants et conformité stricte aux exigences du Code du Sport.
C. Vie Démocratique et Convocations Statutaires
Données : Coordonnées postales et numériques des membres électeurs.
Finalité : Envoi des convocations aux assemblées générales ordinaires et extraordinaires, bulletins de vote et bilans d'activité annuels.
D. Gestion du Bénévolat et Reçus Fiscaux Cerfa
Données : Identité du donateur, montant du don désintéressé, coordonnées fiscales.
Finalité : Émission et transmission des reçus fiscaux Cerfa n° 11580*05 pour le bénéfice de la déduction d'impôt au titre des dons aux œuvres d'intérêt général.
3. Proscription Totale de Cession ou de Commercialisation
En conformité avec notre statut désintéressé d'association Loi 1901 :
DRAGON CLUB ne procède à aucune vente, location, échange, cession ou mise à disposition de ses fichiers de sociétaires ou d'usagers à des tiers, régies publicitaires ou partenaires commerciaux.
Vos données ne sont transmises qu'aux seuls destinataires légaux strictement nécessaires à la pratique :
- Aux fédérations sportives nationales délégataires pour la délivrance des licences fédérales officielles et attestations de grade.
- À la compagnie d'assurance agréée souscrite par l'association pour l'activation des garanties de responsabilité civile et individuelle accident.
- Aux autorités préfectorales ou judiciaires françaises en cas de réquisition légale formelle.
4. Délais de Conservation et Purge Périodique des Fichiers
Les données sont conservées pour une durée strictement proportionnée aux obligations statutaires et fiscales qui s'imposent à notre organisme :
- Dossiers d'Adhérents Actifs : Conservés pendant toute la durée de l'adhésion active, puis archivés pendant une durée de 3 ans à compter du dernier contact ou de la fin de saison pour le suivi des grades officiels.
- Certificats Médicaux et Questionnaires : Conservés pour la durée de la saison sportive concernée (1 an pour les questionnaires mineurs, 3 ans maximum pour les certificats médicaux conformément aux directives fédérales).
- Documents Comptables et Reçus Fiscaux Cerfa : Conservés pendant 10 ans conformément aux articles L. 123-22 du Code de commerce et L. 102 B du Livre des procédures fiscales.
- Données du Formulaire de Contact : Conservées pendant 12 mois maximum après le traitement définitif de la correspondance, puis purgées de façon irréversible.
5. Vos Droits Fondamentaux et Voies de Recours CNIL
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, chaque adhérent, parent ou citoyen dispose des droits suivants sur ses données personnelles :
- Droit d'accès : Obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie complète.
- Droit de rectification : Exiger la mise à jour immédiate de vos informations inexactes, périmées ou incomplètes (changement d'adresse postale, de téléphone, etc.).
- Droit à l'effacement (« Droit à l'oubli ») : Obtenir la suppression définitive de vos données, sous réserve du respect des obligations légales de conservation comptable et fédérale.
- Droit à la limitation du traitement : Demander le gel temporaire du traitement de vos données en cas de contestation sur leur exactitude.
- Droit d'opposition : Vous opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, à l'utilisation de vos données dans des communications informatives non obligatoires.
- Droit à la portabilité : Recevoir vos données personnelles dans un format ouvert et structuré lisible par machine.
Pour exercer l'un de ces droits, il vous suffit d'adresser votre demande accompagnée d'un justificatif d'identité à :
DRAGON CLUB • Délégué à la Protection des Données
MAIRIE, 2 RUE DU CHATEAU, 02380 COUCY-LE-CHATEAU-AUFFRIQUE
Courriel : sorderhemel378@gmail.com
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle nationale : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 (site internet : www.cnil.fr).
6. Sécurité Informatique et Protection contre les Accès Non Autorisés
DRAGON CLUB met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des données traitées. Les registres des adhérents et les fichiers administratifs sont stockés sur des supports chiffrés protégés par des mots de passe robustes à double authentification. L'accès aux dossiers est strictement restreint aux seuls membres dûment mandatés du bureau exécutif (Président, Secrétaire générale et Trésorier).
En cas d'incident de sécurité ou de violation avérée de données personnelles présentant un risque pour les droits des personnes, l'association s'engage à notifier l'événement à la CNIL dans un délai maximal de 72 heures et à en informer sans délai les sociétaires concernés.